Tietosuoja

Tietosuojaseloste 20.6.2018

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), art. 12 Tietosuojalaki

Rekisterinpitäjä

Telian Eläkesäätiö
Käyntiosoite: Elimäenkatu 2 E, 5. krs, 00510 Helsinki
Postiosoite: PL 690, 00051 TELIA

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste, tietojen käyttötarkoitukset ja rekisteröitävät henkilöt

Telian Eläkesäätiö hoitaa työntekijän eläkelain (395/2006, TyEL) mukaista lakisääteistä työeläketurvaa sekä eläkesäätiölaissa (1774/1995) tarkoitettua vapaaehtoista lisäeläketurvaa. Eläkesäätiö käsittelee henkilötietoja edellä mainituissa laissa säädettyjen tehtävien hoitamiseksi.

Eläkesäätiö ylläpitää ja käsittelee henkilötietoja työntekijöistä, joiden lakisääteinen ja/tai lisäeläketurva on järjestetty eläkesäätiössä sekä eläkesäätiöltä eläkettä hakeneista tai saavista henkilöistä.

Eläkesäätiö käsittelee henkilötietoja, joita tarvitaan eläkkeen hakemiseen, eläkeoikeuden selvittämiseen, eläkkeen määräytymiseen tai eläkkeen maksamiseen. Henkilötietoja käsitellään myös siltä osin, kun niitä tarvitaan eläkesäätiön eläkevastuun laskemiseen ja vakuutusmaksujen määräämiseen.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat mm. seuraavat henkilötiedot:

Henkilön perus- ja yhteystiedot

  • nimi, henkilötunnus, kieli, kansalaisuus, kuolintieto
  • osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • yhteyshenkilöt ja edunvalvojat sekä näiden yhteystiedot

Työsuhteeseen liittyvät tiedot

  • työantajan nimi
  • työsuhteen kesto- ja ansiotiedot

Eläkkeen hakemiseen liittyvät tiedot

  • pyydetyt ennakkolaskelmat
  • eläkeoikeuden selvittämisessä tarvittavat tiedot
  • terveydentilatiedot työkyvyttömyyden arviointia sisältävissä hakemusasioissa
  • perhesuhdetiedot

Eläkkeen määräytymiseen liittyvät tiedot

  • eläkeikä, karttunut eläke
  • tiedot muista eläkkeeseen vaikuttavista sosiaalietuuksista
  • eläkkeen määrään vaikuttavat muut tiedot

Eläkkeen maksamiseen liittyvät tiedot

  • pankkiyhteys
  • ennakonpidätystiedot
  • eläkkeen määrä
  • muut maksunsaajat

Tahot, joilta henkilötietoja saadaan

Eläkesäätiö saa henkilötietoja vain sellaisilta tahoilta, joilla on laissa säädetty oikeus tai velvollisuus luovuttaa henkilötietoja eläkesäätiölle. Lisäksi eläkesäätiö saa henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään. Eläkesäätiö saa säännönmukaisesti henkilötietoja mm. seuraavilta tahoilta:

  • työnantaja
  • toinen eläke- tai vakuutuslaitos
  • Eläketurvakeskus
  • Kansaneläkelaitos
  • pankki
  • verohallinto
  • väestörekisterikeskus
  • ulosottoviranomainen

Tahot, joille henkilötietojen luovutetaan

Eläkesäätiön henkilötietoja luovutetaan vain laissa säädettyjen tiedonsaantioikeuksien sekä luovutusoikeuksien ja -velvollisuuksien mukaisesti. Henkilötietoja voidaan joissain tilanteissa luovuttaa myös rekisteröidyn suostumuksella. Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti mm. seuraaville vastaanottajille:

  • Eläketurvakeskus
  • toinen eläkelaitos
  • Kansaneläkelaitos
  • pankki
  • verohallinto
  • ulosottoviranomainen
  • muutoksenhakuelimet

Henkilötietojen poistaminen

Eläkesäätiö säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on eläkeasian käsittelyn kannalta tarpeellista. Tämän jälkeen henkilötiedot hävitetään. Eläkesäätiö noudattaa lakisääteisiä säilyttämisaikoja. Lakisääteisen eläkeasian asiakirjoja säilytetään TyEL 218 §:ssä säädettyjen määräaikojen mukaisesti. Myös kirjanpitolain ja ennakkoperintälain säännökset tulevat sovellettaviksi. Lisäeläkeasiakirjojen säilytysajoista ei säädetä eläkesäätiölaissa. Eläkesäätiö säilyttää myös niitä TyEL 218 §:n mukaisen tarpeellisen ajan sekä noudattaa kirjanpitolain ja ennakkoperintälain säännöksiä.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Eläkesäätiö käsittelee kaikkia henkilötietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen tietoturvallisuus on järjestetty sekä teknisillä että organisatorisilla turvatoimilla. Henkilötietojen tietosuojaa ja tietoturvaa valvotaan ja kehitetään.

  • Käytettävien tietojärjestelmien asianmukaisesta tietoturvasta on huolehdittu.
  • Tietojärjestelmien käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan.
  • Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja noudattaen minimioikeuskäytäntöä.
  • Käyttäjiä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
  • Käyttäjille on annettu ohjeistus henkilötietojen käsittelyyn ja heitä koulutetaan säännöllisesti.
  • Henkilötiedot säilytetään kulunvalvonnan alaisissa ja suojatuissa tiloissa.
  • Tietoja luovutetaan vain lainsäädännön oikeuttamille tahoille ja tällöinkin tiedot luovutetaan tietoturvallisesti.

Eläkesäätiön lukuun toimivat henkilötietojen käsittelijät noudattavat samoja periaatteita ja velvoitteita henkilötietojen käsittelyssä ja suojaamisessa kuin eläkesäätiö.

Henkilötietojen siirtäminen kolmanteen maahan

Eläkesäätiö ei siirrä henkilötietoja EU-alueen ulkopuolelle.

Automatisoidut päätökset ja profilointi

Eläkesäätiö ei tee kerättyjen henkilötietojen perusteella automatisoitua päätöksiä tai profilointia.

Rekisteröidyn oikeudet

Henkilötietojen tarkastaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettuna. Rekisteröidyn tulee esittää tietopyyntönsä eläkesäätiölle kirjallisesti. Tietopyynnön vastaus toimitetaan rekisteröidyn varmennettuun osoitteeseen.
Tiedot toimitetaan rekisteröidylle viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun eläkesäätiö on vastaanottanut tietopyynnön. Määräaikaa tietojen toimittamiselle voidaan tietyissä tilanteissa pidentää enintään kahdella kuukaudella. Jos määräaikaa pidennetään, eläkesäätiö ilmoittaa siitä rekisteröidylle kuukauden kuluessa tietopyynnön saapumisesta.

Henkilötietojen täydentäminen ja oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää puutteellisten, epätarkkojen, virheellisten ja vanhentuneiden tietojen täydentämistä ja oikaisua. Tietojen täydennys- tai oikaisupyyntö tulee esittää eläkesäätiölle kirjallisesti.

Henkilötietojen poistaminen

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia henkilötietojensa poistamista sinä aikana, kun eläkesäätiö käsittelee henkilötietoja lakisääteiseen velvoitteen noudattamiseksi. Eläkesäätiö poistaa rekisteröidyn henkilötiedot ilman erillistä pyyntöä henkilötietojen lakisääteisen säilyttämisajan päätyttyä.

Henkilötietojen käsittelyn kieltäminen tai rajoittaminen

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta kieltää tai vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista silloin kun eläkesäätiö käsittelee henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Henkilötietojen siirtäminen toiseen järjestelmään

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia henkilötietojensa siirtämistä järjestelmästä toiseen, kun tietoja käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä ei noudateta henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä.